陕西工业职业技术学院公文处理办法（修订稿）
陕西工业职业技术学院公文处理办法
（修订稿）
第一章 总 则
第一条 根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学院党政组织机构的公文处理工作。
第三条 公文是乐游棋牌实施行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家和学院秘密安全。
第六条 学院党政办公室室是学院党政公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门的公文处理工作。
第七条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和督查。
第八条 学院党政办公室配备专职秘书，其它部门配备兼职文秘人员，负责公文处理工作。文秘人员应当由具有较高政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守的人员出任。
第二章 公文种类
第九条 适用于学院的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（二）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知
适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求校内部门办理、执行或周知的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。
第十一条 文头部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识（也称公文版头）、发文字号、签发人等。各要素根据需要选择。
（一）涉及国家和学院秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，红色套印；联合行文，主办单位排列在前。
根据职权范围和行文关系，学院各公文版头的使用范围为：
1.“中共陕西工业职业技术学院委员会文件”版头，适用于印发学院党委的决定，以学院党委名义下发的综合性通知、工作安排、干部任免、党的组织和党员管理的规章制度，向上级党委的请示、报告等。
2.“陕西工业职业技术学院文件”版头，适用于印发学院行政的决定，以学院名义下发的综合性通知、工作安排等，公布根据学院决定设置和调整的内部组织机构、党委决定的行政干部聘任，下发学院行政管理的各项规章制度，向上级机关的请示、报告等。
3.“中共陕西工业职业技术学院纪律检查委员会文件”版头，适用于印发以学院纪委名义印发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关的请示、报告等。
4.“陕西工业职业技术学院”版头，适用于向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等。
5.“中国教育工会陕西工业职业技术学院委员会文件”版头，适用于印发学院工会的决定，以学院工会名义印发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关的请示、报告等。
6.“共青团陕西工业职业技术学院委员会文件”版头，适用于印发学院团委的决定，以院团委名义印发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关的请示、报告等。
7.“陕西工业职业技术学院党政办公室文件”版头，适用于以处级单位名义向院内各有关单位印发的综合性通知、工作安排、规章制度。
（四）发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文单位代字应使用学院规定的代字。凡以学院党委、学院行政、处级单位名义制发的公文，由党政委办公室统一编目。以纪委名义制发的公文，由纪委办公室编目。以学院工会名义制发的公文，由工会办公室编目。以团委名义制发的公文，由团委办公室编目。
第十二条 文干部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、落款（印章、发文单位、成文日期）等。
（一）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
（二）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关较多时，应按类别集中排列。
（三）公文正文应按照行文关系、文种及拟文要求认真撰写。
（四）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，并与所附附件顺序和名称相一致。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件全称，正文之后不再列述。
（五）落款，包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。发文单位名称或印章与发文单位版头必须一致。
1.公文均应加盖印章，联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。临时性机构需要代章的，则应在发文单位之后用括号注明“代章”。用印上不压正文，下骑年盖月，印记端正清晰。
2.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第十三条 文尾部分一般由附注、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。
（一）附注。公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。
（二）主题词。公文应当标注主题词。主题词按照上级机关的要求标注。
（三）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（四）印发单位和时间。在公文末页下方最后一行，应当注明公文的印发单位和印发时间。印发时间以送印日期为准。
第十四条 文字从左至右横写、横排。版头、公文用纸一般为A4（210mm×297mm），右侧对齐，左侧装订。需公开张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定。
第四章 字体及字号要求
第十五条 一般公文正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行28个字。
第十六条 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心（版心尺寸为156mm×225mm）右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限用“★”隔开；如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。如需标识公文份数序号，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行。
第十七条 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号采取流水号，不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
第十八条 上报公文如需标识签发人姓名，应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
第十九条 公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布并做到词意完整，排列对称，间距恰当。
第二十条 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识主送机关，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。
第二十一条 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号的带序号)。
印发、批转、转发的公文，不应以附件说明，而应在成文日期后直接附批转文件。
第二十二条 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。月份中不可以用“元月”，应为“一月”。
第二十三条 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文日期下1行。
第二十四条 主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
第二十五条 公文如有抄送机关，在主题词下一行；左后各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
第二十六条 印发单位位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，党委文件用阿拉伯数码标识，行政文件和处室文件用中文小写数码标识。
第二十七条 页码用4号宋体阿拉伯数码标识，居中排布于页脚位置。空白页和空白页以后的页不标识页码。
第五章 行文规则
第二十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第二十九条 学院统一对外行文，学院内设机构不得自行对外正式行文。
第三十条 学院向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第三十一条 属于学院各部门职权范围内的事务，应当由部门各自行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。
第三十二条 凡涉及两个或多个部门职权问题的事宜，必须经过会签，未经协商一致，不得擅自行文。
第三十三条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第六章 发文办理程序
第三十四条 发文处理一般包括拟稿、审稿、会稿、核稿、签发、登记（编号）、缮印、用印、分发等程序。
第三十五条 拟稿。学院的综合性公文，由党政办组织拟稿或者由党政办会同有关部门共同拟稿。属职能部门业务性、专业性公文，由主办部门拟稿。若所拟内容涉及有关职能部门，拟稿部门须主动请有关部门会稿，并签署意见。意见一致方可送党政办。
第三十六条 草拟公文的基本要求：
（一）内容符合党和国家的路线、方针、政策及有关法律、法规、行政规章等规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字简洁，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（七）使用国家法定的计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先使用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十七条 拟稿完毕，拟稿人应当填写“陕西工业职业技术学院发文稿纸”中的有关要素。
第三十八条 审稿。由拟稿人送主办单位负责人核稿。
核稿的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学院有关规定、文字表述、文种使用、公务格式等是否符合本细则规定；是否需要其它部门会稿。
第三十九条 会稿。会稿一般由拟稿人送审，由会稿单位负责人完成。
会稿的重点是：把握公文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。
第四十条 核稿。学院所有公文在报院领导签发前，必须送党政办秘书、负责人审核并签署意见。
核稿的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公务的有关要求，公文格式是否符合规定；是否还需要其它单位会稿；是否与学院已有的规章、政策相一致。
第四十一条 签发。需要学院领导签发的公文，由主办部门负责人呈送签发。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，再补办签发手续。
公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
（一）以党委、学院、纪委名义上报、下发的公文，根据需要由分管院领导会签，党政主要领导签发。
（二）以工会、团委名义下发的公文，由分管院领导直接签发。
（三）以处室名义下发的公文，由分管院领导直接签发。
（四）需要经会议通过的文件，必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过的日期。会议纪要由会议主持人签发。
（五）公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其它负责人或领导先阅知时，可注明“请×××阅后再发”。
第四十二条 公文签发后，由党政办公室按规定登记编号。
第四十三条 缮印。制发的公文由部门公文承办人认真校对后印刷。
第四十四条 用印。文件装订好后，在送发前，加盖印章。
第四十五条 分发。由相关部门负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须逐一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号发出或亲送签收。
公开印发的公文，可以张贴、上网，可以自行翻印。凡属涉及面对全院师生员工的通告、通知等统一由党政办负责公布，各部门属于业务工作的通告、通知等公布前要在党政办备案。
利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。
第四十六条 凡以学院党委、学院行政和处级单位名义制发的公文，由党政办公室负责将底稿连同归档公文予以整理存档。以纪委名义制发的公文，由纪委办公室负责将底稿连同归档公文予以整理存档。以工会名义制发的公文，由工会办公室负责将底稿连同归档公文予以整理存档。以团委名义制发的公文，由团委办公室负责将底稿连同归档公文予以整理存档。
第四十七条 公文应及时按学院有关规定督查、督办。
第七章 收文办理程序
第四十八条 收文处理一般包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四十九条 审核、签收：收到来文，应当先依据有关规定进行审核，不符合行文规则的可予以拒收退回。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。
第五十条 登记：经审核合格的各类来文，需按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况逐项进行登记。
第五十一条 拟办：编号、登记后的来文，要及时进行拟办处理，提出拟办意见。若遇到急件公文，可先通知主办部门按文件要求做准备，再送有关领导批办。
第五十二条 批办：按照拟办意见，送有关领导批办。
凡涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办部门。
第五十三条 承办和催办：已批办的文件须按领导批示交由主办部门承办。紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应主动与协办单位协调办理。公文应及时催办。办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。
第五十四条 传递公文必须做到及时、准确、安全。传递秘密公文应当采取相应的保密措施，确保公文安全。
第五十五条 凡需存档或者送院领导批示的传真件，应当复制后再行处理，以利长期保存。
第八章 公文归档
第五十六条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。
第五十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第九章 公文管理
第五十九条 公文由学院党政办专职人员统一收发、审核用印、归档和销毁。
第六十条 个人出差、开会带回的公文，应当视内容及时交党政办。
第六十一条 阅批的公文退回后，送阅人应当即行清点，以防遗失。
第六十二条 借用、查阅公文或者公文底稿，一律办理有关手续。
第六十三条 工作人员调离岗位时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十四条 上级机关的发文，除绝密或者注明不准复印的以外，经学院领导或者办公室主任批准，可以复印。
第六十五条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关印章。
第六十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以按学院有关规定销毁。
第六十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第十章 附则
第六十八条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第六十九条 本规定自印发之日起执行。
第七十条 本办法由党政办公室负责解释。
附 件：1.发文办理流程图
2.收文办理流程图
附件1：
发文办理流程图
一、党委、学院、纪委文件和工会、团委上报文件发文办理流程图
办文单位拟稿
↓
办文单位负责人审稿签名 → 协办单位负责人会稿签名（根据需要）
↓
党政办秘书审核签名
↓
党政办主任签署意见
↓
主管院领导会签（根据需要）
↓
学院主要领导签发
↓
编发文号
↓
排版，出样稿
↓
部门公文承办人校对
↓
缮印
↓
用印、留2份正式文件连同发文稿纸整理存档
↓
分发
注：
1.党委文件、学院文件统一由党政办编发文号，纪委文件由纪委办公室编发文号，工会文件由工会编发文号，团委文件由团委编发文号。
2.党委文件、学院文件由办文单位拟稿人校对，纪委文件由纪委办公室负责校对、工会文件由工会负责校对、团委文件由团委负责校对。
3.党委文件、学院文件统一由党政办负责整理存档，纪委文件由纪委办公室负责整理存档、工会文件由工会负责整理存档、团委文件由团委负责整理存档。
二、工会、团委下发文件和处室文件发文办理流程图
办文单位拟稿
↓
办文单位负责人审稿签名 → 主办单位交协办单位负责人会稿签名（根据需要）
↓
主办单位交主管院领导签发
↓
党政办秘书审核签名
↓
党政办主任签署意见
↓
编发文号
↓
排版，出样稿
↓
部门公文承办人校对
↓
缮印
↓
用印、留2份正式文件连同发文稿纸整理存档
↓
分发
注：
1.工会和团委文件由其各自编发文号，处室文件由党政办公室统一编发文号。
2.工会、团委、处室文件分别由各拟稿人负责校对。
3.工会和团委文件由其各自整理存档，处室文件由学院办公室负责整理存档。
附件2：
收文办理流程图
党政办秘书签收、登记
↓
党政办主任批阅
↓
院领导审阅、批示
↓
党政办秘书分送有关人员和部门
↓
相关部门阅知承办 → 党政办秘书催办
↓ ↓
承办部门将处理结果填写在公文处理单上，将公文返还党政办
↓
党政办按照要求将公文归档
